教科書英語を卒業するために英語のメールの書き方をおさらいしましょう! | セール情報大好き

教科書英語を卒業するために英語のメールの書き方をおさらいしましょう!

どうもこんにちは!尾崎(@s4224945)です。

仕事上、英語でやり取りが多いのですが、英語のメールってこれまたルールが結構違うみたいで、英語のメール自体を見るのは非常に面白いと学びました。

しかし英語のメールって別に学校でも習うものでもないし、最初はどうやって書いたらいいかよくわかりません。

私も見よう見まねで書いていったらある程度それらしいものが出来上がっていったということが多いです。

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英語でのメールは基本的にあっさりしている

英語のメールはかなり砕けたというか、あっさりしていることが多く、特に返信するときなんて文章中に要件のみで送られてくることも多いです。

日本のメールだったら「お疲れ様です。お世話になっております。・・・・」みたいな書き出しとかは絶対というほど必要ですよね。

そんな中英語を使っていても、すごく心のこもったメールだなと読み始めてすぐに感じるメールがたまにあると感動しますね。

社内、社外問わず、Dear~などと書く人はほぼ見たことありませんし、だいたいHiとかHello~で始まる人がほとんどです。

何が違いなのかというとどちらも間違いではありませんが、カジュアル度というか、二人の関係性によって変わってくるかと思います。

ほとんど喋ったことない目上の人とかだったらHiとかではなくDearと書き始めるのもよいかもしれませんね。

基本的にはHi,もしくはHelloにしておけば問題ないです。
段々慣れてきたら色々と使い分けたりできるようになるかもしれません。

Hi, Helloの書き出しは?

ビジネス上のメールならあまりHow are you?とかは使いませんし、見たことはないです。

雑談でもしようとしてチャットなどで使うならよいかもしれませんが、あまりビジネスメールで目にすることはありませんでした。

上記でも触れましたがよくメールをしている人だったり、顔が知れた中の人だったら、「いつもお世話になっております。」みたいな定型文を入れる必要もなく、ささっとメール本題に移って構いません。

英語の場合は色々と横道にそれるようなことを入れるよりも、さっさとメール本題の要件をわかりやすく手短に伝える方が絶対に良いですし、そういう習慣です。

英語が母語でない私たちならなおさら長文を書くと相手を混乱させてしまう可能性があるので、日本語でもとても使える箇条書きを使ってしまう方がわかりやすくていいです。

何か情報や資料を送ってほしいとか、いついつまでに何をしてほしいとかいう文章がありますよね。

Please give me the documents by October 11:
-箇条書き
-箇条書き
-箇条書き

などとこれくらいシンプルに伝えるほうが、読み手もすごく楽だったりしますので効果が高いです。

日本語では考えにくいですけど、これが普通なんです。

なお、クリスマスなどの連休明けに既にやり取りのある方にメールするのなら下記の文章でも入れておきましょう。

I hope you had a wonderful Christmas holiday with your family

クリスマスは日本よりも特別な行事ですので、西洋圏の人と仕事する場合はしっかりと入れてあげると喜ばれるかもしれませんよ。

英語メールの結びの言葉

短い簡潔な文を送った後には名前も入れないこともありますが、明らかに頻繁にメールするような時はそのように送ります。
しかし、少しだけメールを送るような間柄、初めてメールを送る間柄だったりすると結びの言葉を入れた方が効果的だと思います。

以下は例を記載しておきます。

Sincerely/ Best Regards,

名前

結びの言葉はほとんど署名とかに入れておけばいいくらいのレベルですが、こんな感じのを一つ作っておくとよいでしょう。

下記にその他の例をいくつか補足として記載しておきます。

英語のメールの結びの言葉1:Sincerely

Sincerelyはフォーマルに「真心を込めて」

Sincerelyはビジネスメールなどで最も一般的に使われる締め言葉です。
手紙の最後に添えると「真心を込めて」と相手に誠実な印象を与えることができます。
もっと丁寧にしたい場合は、yours sincerelyまたはsincerely yoursとします。
目上の人や、大切な顧客に向けのメールとして丁寧な表現になります。

なお、Sincerelyの後には、フルネームで名前を添えましょう。

英語のメールの結びの言葉2:Regards

Regardsは結びに使う際は、「敬意を込めて」というような意味合いになります。

こちらもビジネスメールで使える締め言葉ですが、Sincerelyよりもややカジュアルな印象を持っていました。

私はよくこれを使っていましたが、

・Best regards「最上の敬意の気持ちを込めて」
・Kind regards「思いやりと敬意を込めて」
・Warm regards「温かい気持ちと敬意を込めて」

などなどもっと丁寧な表現もありますので、状況によって使い分けられることも可能です。

英語のメールの結びの言葉3:その他の表現

ビジネス表現以外にも友人へのメールなどで使える

・Best wishes: 友人に「幸運を祈る」
・All the best: 友人へ向けての「幸運を祈る」の強めの表現
・Love: 親しい人に「愛を込めて」
・Your friend: 友情の再確認
・Thank you: 軽い締め言葉
・Cheers: 軽い締め言葉

こんな感じで多くあります。
オーストラリアではCheersと言われることが多かったかなと思います。

英語のメールの書き方

このように英語にも少しばかり例文というかフォーマットのように使うところは色々とあります。
基本的には「短く簡潔に」というのが求められるところですが、結びの言葉もフォーマルなところだと使うことはありますね。

覚えておいて損はないので、各機会があれば参考までにしてみてくださいね。

以上、最後までお読みいただきありがとうございました。

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