どうもこんにちは！尾崎(@s4224945)です。
ビジネスで英語のメールを作成する場合、しっかりとした文法で書かれているかなんかも重要ではありますが、実はもっと大切なポイントがあるんです。
「効率的で分かり易いメールになっているか」
このことがとても重要だということです。
以前の記事でもお伝えいたしましたが、ビジネスメールの場合はわかりやすく伝えることが重要です。
ビジネスにおいてはこれは日本でも全く同じだと思いますが、長くて丁寧なメールなんかより、箇条書きとかであっさりとわかりやすく要点がまとめられているメールの方が好ましいですよね？
それは英語でももちろんそうですし、英語の場合はさらにそういう傾向が高いです。
最近はチャットシステムを導入してe-mailの回数をできるだけ減らそうという動きは国内外で多くありますが、それでもメールというのは依然として使われています。
件名によって、読むか読まないかも判断されるようなe-mailですが、今回は効果的な件名の付け方というものをお伝えしようと思います。
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件名は「一言で内容が伝わるように」書く
チャットシステムなどはオンラインではない場合は、メールに切り替えて送っておくということは非常に多いので、朝、デスクについてパソコンを立ち上げてまずはメールのチェックをする、という人はまだまだ依然として多いんじゃないかなと思います。
差出人や件名を見て、優先順位を決めてみている管理職の方も多いでしょう。
そうやって考えると、メールの件名はかなり気を付けて送らなければいけませんね。
ですから件名は件名だけでどのようなものかわかるように書くべきです。
なので、ここでは件名は多少文法上おかしくなっても構いません。
伝わればいいのですから、名詞だけになってしまったとしてもよいわけです。
・「Total revenue from Japanese branch in June（6月の日本支社の収益）」
こんな感じ文になることもあります。
他にも、色々な手法が考えれますが、タイトルを短い一文にするためにいくつか考えなければいけません。例えば、、、
・「未来のことを表す時にはTo不定詞を使う」
be動詞を省いたり、冠詞を省いたりして、手短にわかりやすく伝えられることを考えていきましょう。
「的確に本文の内容を表す一言」を、なるべく短く書くことを心がけましょう。
メール件名の形式についても工夫をしてみよう
メールの件名の中に、分かり易く本文の内容を表す書き方としては、カッコを使ってくくってあげるとわかりやすくなるので、おすすめです。
下記に挙げるような例を使って分かりやすくしてあげると良いでしょう。
・【Notification】 (通知)
・【Information】 （お知らせ）
・【Request】 （リクエスト）
・【Confirmation】 (ご確認)
・【Inquiry】 （お問い合わせ）
・【Report】 （報告）
・【Urgent】 （緊急）
リマインダーはよく使うもので、日本語でも最近はよく使われるようになっているのではないのでしょうか？
私は経理としても働いていたので、月初が近づいてくる際は請求書のリマインダーを鳴らし続けていました。
Reportなどの日時報告などのものは見ている人も多くいるでしょうが、他の重要なメールとまぎれないようにするためにも必要ですね。
メールの件名の英文例文
よく使われる件名を、例文としていくつか挙げてみます。
・「【Report】Daily budget vs actual（日時予実対比レポート）」
・「【Notification】Closing documents submitted （決算資料提出のお知らせ）」
・「【Request:】E-mail dated Oct 5th To Resend（10月5日付けのメールを再送願います）」
・【Reminder】Closing Due Next Week（書類の提出期限は来週です、お忘れずに）」
・【Confirmation】Closing documents（決算資料についてのご確認）」
他にもいろいろあるので、その時々や同僚が使っているものを拾っては真似たりしてメールのテクニックの幅を増やしていきましょう。
メールの件名のまとめ
基本的に日本語に比べるよりも、英語の方がすっきりしていて見やすいと感じることが多いのではないでしょうか。
件名だけではなく、本文も非常に簡潔でよいため、メールの文書だけでもビジネス速度が速くなりそうだなぁというのが伺えます。
メールの取捨選択の要ともいえるメールの件名をうまく利用してビジネスに役立てていきましょう！
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
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